ENJEU D’UNE BONNE ORGANISATION NUMERIQUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS AU SEIN D’UNE ENTREPRISE
ENJEU D’UNE BONNE ORGANISATION NUMERIQUE DES DOSSIERS ADMINISTRATIFS AU SEIN D’UNE ENTREPRISE
I - GENERALITE
La conservation des documents administratifs est indispensable pour chacun d’entre nous. Car à un moment donné, il peut être indispensable d’y avoir recours si l’administration les sollicite ou pour justifier certaines opérations et des prises de décisions. Mais le stockage des documents n’est pas toujours réalisé convenablement, ce qui engendre parfois des conséquences graves. Ce qui est primordial dans cette démarche est de faire un classement. Les dossiers, qu’ils soient au format papier ou au format électronique, doivent être classés de sorte à les retrouver facilement. Dans cet article, il s’agira du classement de la version numérique des documents administratifs au sein d’une entreprise. Nous allons découvrir ensemble ce que peut gagner une entreprise en mettant de l’ordre dans l’organisation numérique de ses dossiers.
En effet, Il ne sert à rien de conserver des documents inutiles. Contentez-vous de garder l’essentiel. Par exemple, après avoir reçu et lu un courrier, demandez-vous s’il est nécessaire de le garder. Si ce n’est pas le cas, il est mieux de vous en débarrasser. Ne laissez pas les documents sans importance vous envahir, car ils vous compliqueront la tâche quand il s’agira de faire un classement.
Quels sont donc les documents utiles à prendre en compte ?
Que gagnerait-elle l’entreprise qui respectera cette bonne pratique organisationnelle ?
II - LISTE DES DOCUMENTS CLES AU SEIN D’UNE ENTREPRISE
- – Registre de commerce (RC)
–
Attestation de régularité fiscale (ARF)
-Déclaration fiscale d’existence (DFE)
– Attestation de régularité CNPS
– Attestation de bonne exécution (ABE)
– Etc…
III - COMMENT ORGANISER CES DIFFERENTS DOCUMENTS ?
1- Schéma du répertoire d’enregistrement
Description
Figure 1 : Répertoire de gestion des fichiers
III - COMMENT ORGANISER CES DIFFERENTS DOCUMENTS ?
1- En cas de demande d’un document par un membre administratif
Au cas où le Directeur ou un responsable de l’entreprise demande un document, il serait plus facile de le lui fournir. Même si la secrétaire souvent responsable de la gestion de ces documents est indisponible toute autre personne peut aisément accéder aux dossiers en deux clics.
2- En cas de participation à un appel d’offre
La plupart des entreprises disposent d’une documentions déjà établit qui décrit toutes les activités qu’elles mènent en version numérique. Le respect scrupuleux des recommandations imposées par le schéma ci-dessus fait gagner à l’entreprise plus de 50% de réalisation en termes de montage de dossier d’appel d’offres.