Auteur: EBENYX TECHNOLOGIES
~ EXPRESSION DES BESOINS ~
Introduction
L’expression des besoins des parties prenantes est une des premières responsabilités importantes du chef de projet.
Il est essentiel de maîtriser ce processus, car il permet de définir dans les détails les livrables du projet et les exigences de chaque livrable.
Puis d’estimer la charge de travail et le temps qu’il faudra pour délivrer le résultat attendu.
Donc tout commence par l’expression des besoins.
Qu’est-ce que l’expression des besoins ?
Le processus d’accompagnement du client à identifier et à exprimer ses besoins et attentes. Ces besoins seront formalisés, analysés avant d’être validés avec le client.
Par ailleurs, il faut savoir que le client ou le commanditaire du projet n’est pas le seul à exprimer des besoins. D’autres parties prenantes du projet peuvent également avoir des attentes. Il convient alors de les consulter en amont, pour prendre en compte leurs demandes et les intégrer dans ce processus.
Pourquoi collecter les besoins ?
Ce processus aidera dans la collecte des besoins à définir clairement le périmètre du projet à savoir :
-
- Les livrables du projet
- Leurs caractéristiques
- Ce qui est inclus et excluses livrables du projet
Quand faire le recueil des besoins ?
Le recueil des besoins est effectué généralement durant deux phases du cycle de vie du projet, à savoir :
- La phase d’initialisation, au moment de la préparation de la charte du projet avec le sponsor et les acteurs principaux
- Et la phase de planification, au moment de la préparation de l’énoncé détaillé du périmètre du projet
Comment se déroule la collecte des besoins ?
Ainsi, à partir de la collecte des besoins et de la charte de projet, vous serez en mesure de rédiger le cahier des charges ou l’énoncé du périmètre de projet:
Le recueil est généralement effectué en interne par un chef projet ou business analyste.
- La phase d’initialisation : ici, l’objectif est de connaitre les attentes du client et les principales parties prenantes.Pour une bonne collecte dans cette phase, il faudra : – Se fixer un objectif par séance – Comprendre et documenter brièvement les besoins – Convier les bonnes personnes
- Et la phase de planification: il est question de mener des séances approfondies et analyser les impacts. Pour une bonne collecte dans cette phase, il faudra : – Inclure de nouveaux acteurs (Membre de l’équipe projet, utilisateurs finaux, responsable de département, etc…) -Recueillir les besoins de façon plus détaillée – Analyser les impacts – Identifier les techniques de collecte tel que :
- Brainstorming*
- Design thinking*
- Interview*
- Job shadowing*
NB : « * » Ces éléments pourront faire l’objet d’autres articles !
Que se passe-t-il après le recueil ?
Les besoins ainsi recueillis seront revus et analysés avec l’équipe projet, selon l’ordre de priorité défini avec les parties prenantes.
Récapitulatif & recommandations
3 grandes phases :
- -Identifier les besoins-Analyser les besoins -Documenter les besoins .
Pour réussir notre rédaction des besoins :
- – Être clairs et précis– Exprimer clairement le périmètre de votre : objectifs, contexte, ressources, risque… etc. – Aller à l’essentiel en priorisant les actions – Rester concentrer sur les aspects fonctionnels et factuel plutôt que les spécifications techniques qui seront analyser avec toute l’équipe projet – Mettre en lumière les points les plus important – Décrire clairement les contraintes, les risques et les opportunités